Kommunens policy och riktlinjer vid upphandling

• Upplands Väsby kommun skall genom samordning internt och externt med kommuner, kommunala bolag och organisationer utnyttja sin storlek som köpare.
• Upplands Väsby kommun skall genomföra all upphandling på affärsmässiga grunder, i konkurrens och på ett objektivt sätt.
• Upplands Väsby kommun skall samarbeta med seriösa och professionella leverantörer.
• Upplands Väsby kommun skall på sikt sänka sina kostnader för externa varor och tjänster genom samordning och professionell upphandling.
• Upplands Väsby kommun skall vid varje upphandling ta hänsyn till varornas och tjänsternas påverkan på miljön enligt kommunens miljöprogram.
• Upplands Väsby kommun skall vid varje upphandling i möjligaste mån ta hänsyn till under vilka sociala och etiska villkor varan/tjänsten framställts.

1. Upphandling över tröskelvärdet enligt lag om offentlig upphandling, LOU

Vad gäller entreprenadupphandlingar skall samråd ske med upphandlingsenheten. Entreprenader i LOU avser endast byggentreprenader d.v.s bygg- eller anläggningsarbeten. Det som ibland kallas driftentreprenader skall handläggas enligt LOU:s regler om köp av tjänster och i normalfallet handläggas av upphandlingsenheten.

Ramavtal
Upphandlingsenheten ansvarar för att de mest frekventa varorna och tjänsterna, och där årsvolymen överstiger 100 000 kr, finns upphandlade i ramavtal.

Finns ramavtal kan beställning/avrop ske från avtalspartner enligt avtal. Beställning/avrop från ramavtal är inte någon upphandling.

Avsteg från ramavtal får endast göras om affärsmässigt bättre alternativ finns efter kontakt med upphandlingsenheten. Härvid skall alltid koncern/kommunnyttan beaktas. LOU, lagen om offentlig upphandling, måste följas vid avsteg från avtal.

Förteckning och bevakningsregister av kommunens ramavtal skall upprättas och aktuellhållas av upphandlingsenheten samt finnas tillgänglig på kommunens intranet. Information om ramavtalen skall kontinuerligt ges till kommunens enheter.

För mindre men dock frekventa varugrupper och där volymen understiger 100 000 kr per år skall upphandlingsenheten i största möjliga mån genomföra de formella affärsmässiga delarna och träffa avtal.

Dokumentation avseende avtalsupphandlingar skall följa gängse lagar och regler samt av själva upphandlingsförfarandet enligt "Upplands Väsby kommuns checklista vid upphandling".
 

2. Upphandling under tröskelvärdet enligt lag om offentlig upphandling, LOU

• Direktupphandling
• Förenklad upphandling
• Urvalsupphandling

Direktupphandling
Direktupphandling i Upplands Väsby kommun är upphandling eller köp vid enstaka tillfälle av tjänst eller vara som inte kan avropas från ramavtal och som vid inköpstillfället högst motsvarar  en kostnad av två basbelopp, för varor och tre basbelopp för tjänster.

• Vid upphandling understigande 1/2 basbelopp krävs inte skriftliga anbud. Köpet kan göras genom muntlig förfrågan och muntliga anbud.

Enkel dokumentation skall upprättas enligt "Upplands Väsby kommuns upphandlingsmall för direktupphandling understigande 1/2 basbelopp".

Vid upphandling överstigande 1/2 basbelopp men understigande  två (2) resp. tre (3) basbelopp skall enkel dokumentation upprättas enligt följande:

• Upphandling skall ske med beaktande av konkurrens
• Förfrågningsunderlag kan vara skriftligt eller muntligt
• Sista dag för anbud skall anges
• Anbud skall vara skriftliga
• För sent inkomna anbud skall förkastas
• Kvalificering och anbudsutvärdering skall ske utifrån i förfrågningsunderlaget angivna kriterier. Två av dessa kriterier skall vara miljö samt sociala och etiska villkor
• Upphandlingen skall protokollföras.

Dokumentation skall upprättas enligt "Upplands Väsby kommuns upphandlingsprotokolll för direktupphandling".

Upphandlingschefen kan efter särskilt beslut av kommundirektören genomföra direktupphandling, där inte ramavtal finns, för max 8 basbelopp.

Förenklad upphandling
Förenklad upphandling i Upplands Väsby kommun är upphandling eller köp vid enstaka tillfälle av vara eller tjänst som inte kan avropas från ramavtal och som vid inköpstillfället överstiger ett värde av två (2) respektive tre (3) basbelopp men understiger tröskelvärderna enligt LOU, Lag om Offentlig Upphandling.

Vid förenklad upphandling bör samråd ske med upphandlingsenheten. Vid förenklad upphandling skall följande beaktas:

• Upphandling skall ske med beaktande av konkurrens. Upphandlingen skall annonseras. I vissa fall görs även ett utskick av en skrivelse till leverantörerna. Hur omfattande utskicket skall vara får bedömas med hänsyn till kravet på affärsmässighet.
• Förfrågningsunderlaget skall vara skriftligt. I förfrågningsunderlaget skall framgå hur kvalificering och utvärdering och viktning av angivna utvärderingskriterier kommer att genomföras. Två av dessa kriterier skall vara miljö samt sociala och etiska villkor.
• Rimlig tid för anbudsgivning skall erbjudas, 3—4 veckor
• Sista dag för anbud skall anges
• Anbuden skall vara skriftliga
• För sent inkomna anbud skall förkastas
• Öppningsprotokoll skall föras
• Anbudsutvärdering sker utifrån i förfrågningsunderlaget angivna kriterier.
• Utvärderingsprotokoll skall upprättas
• Upphandlingen skall protokollföras och diarieföras.
• Samtliga anbudsgivare skall delges upphandlingens resultat genom s.k. tilldelningsbesked. Avtal kan tecknas  först efter det att den lagstadgade möjligheten till överprövning inom 10 dagar förflutit.

Urvalsupphandling
Urvalsupphandling i Upplands Väsby kommun är upphandling eller köp vid enstaka tillfälle av vara eller tjänst som inte kan avropas från ramavtal och som vid inköpstillfället överstiger ett värde av två (2) respektive tre (3) basbelopp men understiger tröskelvärderna enligt LOU, Lag om Offentlig Upphandling.

Vid urvalsupphandling bör samråd ske med upphandlingsenheten.

Vid urvalsupphandling skall följande beaktas:

• Upphandling skall ske med beaktande av konkurrens. Upphandlingen skall annonseras. I vissa fall görs även ett utskick av en skrivelse till leverantörerna. Hur omfattande utskicket skall vara får bedömas med hänsyn till kravet på affärsmässighet.
• I inbjudan till urvalsupphandlingen skall framgå att leverantören har rätt att ansöka om att få lämna anbud och de kvalifikationskrav som ska ligga till grund för urvalet av de antal leverantörer som ska få lämna anbud.
• Utvalda anbudsgivare skall sedan få skriftling inbjudan till anbudsgivning (förfrågningsunderlag)
• Förfrågningsunderlaget skall vara skriftligt. I förfrågningsunderlaget skall framgå hur kvalificering och utvärdering och viktning av angivna utvärderingskriterier kommer att genomföras. Två av dessa kriterier skall vara miljö samt sociala och etiska villkor.
• Rimlig tid för anbudsgivning skall erbjudas, 3—4 veckor
• Sista dag för anbud skall anges
• Anbuden skall vara skriftliga
• För sent inkomna anbud skall förkastas
• Öppningsprotokoll skall föras
• Anbudsutvärdering sker utifrån i förfrågningsunderlaget angivna kriterier.
• Utvärderingsprotokoll skall upprättas
• Upphandlingen skall protokollföras och diarieföras.
• Samtliga anbudsgivare skall delges upphandlingens resultat genom s.k. tilldelningsbesked. Avtal kan tecknas  först efter det att den lagstadgade möjligheten till överprövning inom 10 dagar förflutit.

3. Miljöanpassning av upphandling i Upplands Väsby kommun

• Tänka och handla kretsloppsanpassat
• Hushålla med naturresurser
• Värna om biologisk mångfald
• Bevara värdefulla naturmiljöer
• Skydda vår miljö från föroreningar för ren luft och mark samt rena vatten

Detta skall ske genom att:
Upplands Väsby kommun skall påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att miljöanpassa upphandlingen och välja varor och tjänster som skadar miljön så lite som möjligt, både när de tillverkas, medan de används eller vid slutbehandling eller vid destruktion, d.v.s.    

• varor och tjänster som inte är skadliga för konsumenterna eller användarna. (Ta hänsyn till de anställdas arbetsmiljö.)
• varor och tjänster som i så stor utsträckning som möjligt går att återanvända eller att återvinna, eller ger ett biologiskt nedbrytbart avfall.
• varor och tjänster som orsakar så lite miljöbelastande utsläpp till luft och vatten som möjligt.
• varor och tjänster som använder så lite energi som möjligt när de tillverkas eller används.
• varor som ger så låg förbrukning av naturresurser som möjligt.
• Upplands Väsby kommun skall ge tydlig och kraftfull signal till producenter och leverantörer att miljöanpassning är ett kundkrav.
• Alla leverantörer och entreprenörer som nyttjas av kommunen skall uppmanas att redovisa sitt yttre och inre miljöarbete i en miljöplan.
• Vid upphandling av tjänster skall samma miljökrav ställas på entreprenörer som i kommunens egen verksamhet. Upplands Väsby kommun skall inspirera andra att handla miljövänligt genom att vara ett gott föredöme.

4. Anpassning av upphandling i Upplands Väsby kommun med social och etisk hänsyn

• Upplands Väsby kommun skall ge tydlig och kraftfull signal till producenter och leverantörer att social och etisk anpassning är ett kundkrav.
• Alla leverantörer och entreprenörer som nyttjas av kommunen skall uppmanas att redovisa sitt yttre och inre arbete ur etisk och social aspekt.
• Vid upphandling av tjänster skall samma krav på redovisning ur social och etisk aspekt ställas på entreprenörer som i kommunens egen verksamhet.
• Upplands Väsby kommun skall inspirera andra att följa FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, konventionen om barnens rättigheter samt ILO:s grundläggande konventioner genom att vara ett gott föredöme.
• De av kommunens leverantörer som är verksamma i Sverige ska följa gällande svenska kollektivavtal för branschen.

5. Upphandlingsmetodik

Annonsering
För att tillgodose en sund konkurrens skall Upplands Väsby kommun annonsera alla upphandlingar som avser köp överstigande 2 respektive 3 basbelopp i engångsbelopp eller vid ramavtalsupphandling överstigande 3 basbelopp.

Enligt LOU skall annonsering ske i s.k. allmänt tillgänglig databas. Vid upphandlingar överstigande tröskelvärdet skall enligt lag upphandlingen annonseras såväl i Official Journal samt i övrig media.

Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlag från Upplands Väsby kommun skall följa LOU:s och NOU:s ställda krav på förfrågningsunderlag. Detta gäller såväl muntlig som skriftlig förfrågan.

Upphandlingsenheten skall hjälpa till med upprättande av förfrågningsunderlag vid de tillfällen som resultatenheterna önskar göra egen upphandling. Kommunens mallar för upphandlingar skall användas vid dessa tillfällen.

Anbudsöppning
För att på ett tydligt sätt kunna visa att konkurrens sker, finns krav på man vid varje upphandling upprättar ett öppningsprotokoll.

Upphandlingschefen ansvarar för att anbudsöppning sker och att öppningsprotokoll förs vid upphandlingar som initierats av  upphandlingsenheten.

Vid de tillfällen upphandlingsenheten inte genomför upphandlingen skall upphandlande enhet använda kommunens mall för öppningsprotokoll.

Utvärdering av anbud
Anbudsprövning skall ske utifrån de kriterier som angivits i förfrågningsunderlag. Dessa kriterier skall vara rangordnade och viktade. Nya eller andra kriterier än de som angivits i förfrågningsunderlaget får ej ligga till grund vid prövning eller bedömning av anbud.

Angivna kriterier skall syfta till att lägsta anbudspris  eller det anbud som är det mest ekonomiskt fördelaktiga med hänsyn till samtliga nämnda utvärderingskriterier antas.

Kontroll av registrering för moms och skatt samt  eventuell ekonomisk status skall alltid göras. (17—18 §§ LOU)

Beslut
Upphandlingar över två respektive tre basbelopp sker på delegation och skall anmälas till nämnd.

Vid samtliga upphandlingar utom direktupphandlingar skall samtliga anbudsgivare få besked om upphandlingens utfall i form av tilldelningsbesked. Avtal får skrivas tidigast efter det att tiden för överprövning gått ut, d.v.s. efter10 dagar från det att till delningsbeskedet lämnades.

Rapport
Rapportangående samtliga upphandlingar skall alltid sändas till upphandlingsenheten.

Upprättande av avtal
Avtal skall upprättas som resultat av en upphandling. Avtalet är ett formellt och bindande dokument, undertecknat av båda parter. Avtalet skall innehålla alla relevanta villkor för att ge ett så komplett avtal som möjligt. Kommunens avtalsmallar bör nyttjas vid avtalsskrivande. Upphandlingsenheten och kommunens jurist skall hjälpa till vid upprättande av avtal.

Förvaring av avtal
Samtliga originalhandlingar avseende ramavtal skall under avtalstiden förvaras hos upphandlingsenheten i samråd med kommunens arkivarie.

Orginalhandlingar avseende direkt och förenklad upphandling skall förvaras av den upphandlande enheten i samråd med kommunens arkivarie.

6.Intern samordning

Upphandlingsenheten är sammankallande.

Kontaktpersoner
Alla förvaltningar och resultatenheter skall ha en kontaktperson för inköp/upphandling. Kontaktpersonen skall vara den på förvaltningen/enheten som ansvarar för kontakten med upphandlingsenheten. Kontaktpersonen skall också vara informationsmottagare på förvaltningen/enheten.